Change Management: perché oggi è diventato indispensabile

Change Management: perché oggi è diventato indispensabile

di Federico Costa

Come cavalcare il cambiamento

 

E’ appena terminato il 2020 un anno speciale per tutti noi, un anno che sarà ricordato a lungo come l’anno dei grandi cambiamenti, un anno che ha letteralmente ribaltato il mondo, come lo conoscevamo. Mai come nel 2020 si sono verificati tanti avvenimenti epocali: la pandemia (come non metterla per prima), la fine di Trump (per ora), la guerra economica tra USA e Cina, avvenimento che riguardano la salute, la politica ma anche tanta tecnologia, dai robot sempre più presenti nella nostra vita (anche se come gli adas sulle auto non hanno pinze d’acciaio come nei film di fantascienza anni ‘50), alle navicelle e i treni supersonici di Elon Musk, alla ormai comune intelligenza artificiale, e potremmo andare avanti ancora per molto.

In sintesi, siamo al centro di un cambiamento mai sperimentato prima e questo vale anche per le nostre aziende. Possiamo rispondere all’incertezza non facendo nulla e sperando che finisca e tutto torni come prima, oppure possiamo scegliere di agire e cavalcare il cambiamento;  evolvendo l’azienda in modo che possa essere più pronta per i cambiamenti che stiamo faticosamente attraversando ma anche e soprattutti per quelli che arriveranno. Le parole d’ordine oggi sono flessibilità e velocità.

Concetti che ritroviamo nel Change Management, che significa anticipare e attuare velocemente il cambiamento, adeguando l’organizzazione e i suoi strumenti, in modo flessibile ed efficace, per poter trasformare in opportunità le variazioni sempre più frenetiche della tecnologia, del mercato e del sistema economico.

La gestione del cambiamento è dunque l’elaborazione di un processo di pianificazione rapido e flessibile e l’adozione di nuovi strumenti di analisi dei dati e di un’organizzazione efficiente, al fine di rispondere al meglio alle richieste del mercato. Attualmente il tema centrale, per una società che mira a perdurare nel tempo, è quello di saper adattare l’organizzazione e i processi aziendali per rimanere al passo con la concorrenza e di farlo rapidamente, senza farsi condizionare dal passato.

Il Change Management ha significativi impatti non solo di carattere tecnologico e organizzativo, ma anche e soprattutto di carattere umano, andando ad impattare sui comportamenti e sulle competenze del management e dei lavoratori. Per Change Management si intende dunque l’insieme di processi, strumenti e tecniche per poter gestire al meglio il lato umano dei processi di cambiamento. La finalità è quella di raggiungere i risultati richiesti, attraverso lo sviluppo di nuovi comportamenti individuali e una miglior gestione dei team interni, in linea con gli obiettivi aziendali. Ogni cambiamento in azienda, anche puramente tecnico, ha infatti sempre un duplice impatto, sia a livello umano che organizzativo.

 

Change Management: come applicarlo correttamente, le problematiche più comuni da affrontare nell’applicare il Change Management

 

Le aziende che non sono in grado o decidono di non rispondere ai cambiamenti, rischiano di rimanere legate a un’organizzazione statica e a processi obsoleti che, non solo impediscono sbocchi verso nuovi mercati, ma fanno perdere competitività all’interno del mercato di riferimento. 

Il Change Management, in questi casi, guida l’azienda verso un approccio corretto alle sfide portate dal cambiamento, un approccio in grado di garantire un’efficace transizione dall’assetto attuale a quello futuro, più in linea con i tempi turbolenti che stiamo attraversando. 

Introdurre in modo efficace in azienda  il change management comporta la considerazione di diversi elementi. In particolare: 

 

Le persone: è necessario cambiare l’approccio e la cultura delle persone

I processi: è necessario ridisegnare i processi in chiave moderna, efficace e digitale, sfruttando le nuove tecnologie a supporto dell’analisi e della produttività.

I luoghi di lavoro: ripensare gli uffici e le unità produttive in un’ottica di smart working e di un’operatività flessibile, in linea con le attività da svolgere.

Affinché il processo risulti idoneo a raggiungere obiettivi sfidanti è però necessaria un’adeguata progettazione, l’azienda dovrà in primo luogo saper gestire e ridurre al minimo, la naturale resistenza al cambiamento che caratterizza il comportamento umano e che può frenare i processi di crescita e di innovazione.

A questo proposito, una delle maggiori difficoltà che incontrano le aziende è soprattutto la reticenza al cambiamento di coloro che andranno a subire gli effetti di tale processo e che percepiscono il futuro come incerto e le loro competenze come inadeguate. La risposta migliore a queste resistenze è un management societario capace di attrarre a sé il consenso e coinvolgere tutti positivamente nel processo evolutivo. Servono dunque risorse capaci di gestire le persone e le loro aspettative e resistenze, affrontando quella che risulta essere la difficoltà primaria e più comune nel processo di cambiamento.

Chi gestisce il processo di Change Management deve essere in grado di coinvolgere tutte le persone interessate, attraverso un’efficace comunicazione e pianificazione di obiettivi chiari e ben definiti. Il fattore chiave del successo è dunque l’equilibrio tra le finalità strategiche e la realtà operativa aziendale in essere. Il Change Management opera sull’allineamento di tutte le persone coinvolte sulla nuova strategia, dai lavoratori al top management.

La domanda chiave per chi gestisce l’azienda è se oggi sono già presenti all’interno dell’organizzazione le risorse e le competenze necessarie a gestire il cambiamento; in molti casi purtroppo risorse di questo tipo non sono disponibili internamente e questo accade soprattutto in aziende consolidate che hanno costruito il loro successo sull’ottimizzazione dei processi conosciuti e su innovazioni incrementali. 

Una soluzione a questo gap potrebbe essere rappresentata dall’inserimento temporaneo di risorse esperte, in grado di gestire immediatamente il cambiamento e, allo stesso tempo, far evolvere la cultura dell’intera organizzazione, identificando e formando le risorse potenziali, in grado di gestire nel prossimo futuro il cambiamento e traguardare l’azienda verso una nuova fase di sviluppo ed espansione .   

 

Un corretto intervento di change management si articola in 3 fasi:

Individuazione degli obiettivi: in questa fase la governance societaria definisce i macro obiettivi che vuole raggiungere, un’ipotesi delle tempistiche ottimali, il perimetro degli interventi,  le funzioni e le unità operative coinvolte e soprattutto le modalità di coinvolgimento del personale interessato;

Pianificazione: la governance condivide gli obiettivi con il personale interessato dall’intervento e insieme ne individuano punti critici e opportunità, condividendo modi e tempistiche delle varie fasi progettuali;

Attuazione: si attua quanto pianificato procedendo per gradi e, quando possibile, svolgendo in parallelo le attività complementari. In tale fase è importante che tutte le attività vengano monitorate, in modo da poter reagire prontamente ad eventuali imprevisti per assicurare il raggiungimento degli obiettivi prefissati. 

E’ indubbio che un’efficace change management porta a risultati migliori, raggiunti più rapidamente. Costruire le capacità di gestione del cambiamento significa avere maggiore successo su progetti e iniziative critiche per il business aziendale, raggiungere gli obiettivi aziendali, massimizzare il ROI delle attività gestite e realizzare i nuovi progetti con costi inferiori, maggiore efficienza e più soddisfazione degli utenti.

Il Change Management rappresenta dunque la capacità di saper controllare e guidare i cambiamenti; dando per scontato che il cambiamento è destinato a diventare la nuova normalità, in questi tempi è più che mai valido il motto ‘chi si ferma è perduto’ .

 

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